Immatriculation d'un groupement d'intérêt économique (GIE / GEIE)
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Immatriculation d'un GIE
L'immatriculation d'un groupement d'intérêt économique requiert la sécurisation de l'activité, de la domiciliation et la rédaction conforme du contrat constitutif. Le formaliste est garant de la complétude et de la conformité du dossier auprès du Guichet Unique/RCS, en veillant notamment à l'enregistrement préalable du contrat auprès de la recette des impôts.
Phase I
Diligences Préalables et Actes Préparatoires
Cette phase est essentielle pour sécuriser l'activité, la domiciliation et la rédaction des actes constitutifs avant le dépôt de la formalité.
Conformité de l'Activité et Domiciliation
Le formaliste doit garantir la légalité de l'activité exercée et la régularité de l'adresse du siège social.
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Justificatif de Domiciliation | Justifier de l'occupation régulière des locaux du siège (bail commercial, quittance EDF ou facture de téléphone récentes…). | Exiger un justificatif récent (moins de 3 mois) et lisible. S'assurer qu'il est au nom du GIE, du Représentant Légal ou de la société de domiciliation. |
| Domiciliation au Domicile du RL | Possible sans limitation de durée si aucune disposition législative ou contractuelle ne l'interdit. Limitée à 5 ans ou au terme légal/contractuel d'occupation en cas d'interdiction (Art. L. 123-11-1 C. com.). | Questionner le client sur les clauses d'interdiction. Si interdiction, s'assurer que la durée de 5 ans est respectée/déclarée. |
| Société de domiciliation | Demander le contrat de domiciliation et l'extrait Kbis. | Vérifier les informations du contrat : numéro d'agrément de la société de domiciliation, adresse, nom de la société domiciliée. |
Préparation du Contrat Constitutif
Le formaliste doit s'assurer de la bonne préparation des actes constitutifs, de l'enregistrement et de la désignation des organes de contrôle.
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Enregistrement du Contrat | Le contrat de groupement doit être enregistré auprès de la recette des impôts du siège social du groupement, préalablement à la demande d'immatriculation au RCS. | Exiger l'original timbré et enregistré par la recette des impôts (en cas d'acte sous seing privé). |
| Nomination des Organes | Nomination de l'administrateur, du contrôleur de gestion et du contrôleur des comptes. Ils sont nommés dans le contrat constitutif ou par acte séparé. | S'assurer que les administrateurs, le contrôleur de gestion (obligatoirement PP) et le contrôleur des comptes (le cas échéant) sont désignés. Préparer l'acte séparé de nomination si nécessaire. |
Phase II
Actes Constitutifs et Pièces à Produire
Cette phase porte sur la conformité formelle du contrat de groupement et des actes annexes.
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Contrat (sous seing privé) | Un original du contrat timbré et enregistré par la recette des impôts, paraphé, daté et signé par tous les membres ou leurs mandataires. | Exiger l'original, enregistré, paraphé sur toutes les pages et signé par tous les membres. Exiger le pouvoir spécial du mandataire le cas échéant. |
| Contrat (acte authentique) | Une expédition du contrat de groupement. | Exiger l'expédition notariée. |
| Actes de Nomination (Hors Contrat) | Une copie, certifiée conforme par le représentant légal, des actes de nomination des organes d'administration et de contrôle, s'ils ne sont pas nommés dans le contrat. | Exiger l'exemplaire de l'acte de nomination certifié conforme par le représentant légal. |
| Représentant Permanent PM Admin. | Une copie certifiée conforme par le représentant légal de l'acte conférant la qualité de représentant permanent d'une personne morale nommée administrateur, le cas échéant. | Exiger la copie certifiée de l'acte de désignation du représentant permanent. |
| Achat / Location-Gérance / Gérance-Mandat / Apport de Fonds | Pièces justificatives de ces opérations (acte de vente, contrat LG, contrat GM, acte d'apport). Pour LG/GM : attestation de parution dans un SHAL de l'avis relatif à la prise d'activité. | Exiger l'acte ou le contrat signé et, pour LG/GM, l'attestation de parution de l'avis spécifique. |
Phase III
Pièces Relatives aux Dirigeants, Membres et Organes de Contrôle
Le formaliste doit sécuriser l'identité et la probité des personnes physiques et l'existence légale des personnes morales.
Pièces Relatives aux Personnes Physiques (Administrateurs, Contrôleur de Gestion, Contrôleur des Comptes, Membres)
Ces exigences s'appliquent aux Administrateurs PP, au Contrôleur de Gestion (obligatoirement PP), au Contrôleur des Comptes PP (s'il n'est pas CAA) et aux Membres PP.
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Déclaration de non-condamnation et Filiation | Déclaration sur l'honneur datée et signée en original par l'intéressé, faisant apparaître la filiation. | Exiger l'original daté et signé et s'assurer de la mention de la filiation complète (nom(s) et prénom(s) du père et de la mère). Le nom de la mère doit être celui de naissance. |
| Pièce d'identité | Copie du passeport ou de la CNI en cours de validité, ou copie recto verso du titre de séjour en cours de validité, le cas échéant. | Vérifier la validité de la pièce et sa lisibilité. Exiger le recto/verso du titre de séjour le cas échéant. |
| Titre de Séjour (Étrangers) | Le statut porté sur le titre de séjour doit lui permettre de s'inscrire au RCS. | Contrôler les mentions spécifiques autorisant l'exercice d'une activité. |
Pièces Relatives aux Personnes Morales (Administrateurs, Membres, Contrôleur des Comptes)
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Justificatif de l'existence légale | Extrait RCS original de moins de trois mois (si immatriculée) ou tout document officiel justifiant de l'existence légale (si non immatriculée). | Exiger un Kbis de moins de trois mois ou le document équivalent. |
| Pièces du Représentant Permanent (Admin. PM) | Produire les mêmes pièces que pour les administrateurs personnes physiques. | Exiger la liasse complète du Représentant Permanent (Identité, DNCF, Titre de séjour). |
Pièces Relatives aux Commissaires aux Comptes (CAC)
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Justificatif CAC | Justificatif de leur inscription sur la liste officielle des commissaires aux comptes si celle-ci n'est pas encore publiée. | Vérifier la mention sur la liste officielle. |
| Lettre d'Acceptation | Lettre d'acceptation de leur désignation et extrait Kbis. | S'assurer que la lettre est signée par le CAA désigné et qu'elle mentionne clairement l'acceptation de la mission. |
Phase IV
Publicité Légale et Finalisation
Le formaliste doit valider la conformité des publications légales relatives aux opérations sur fonds (si applicables).
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Publicité Légale (Reprise d'Activité) | En cas de prise en location-gérance ou gérance-mandat de fonds de commerce par un GIE à objet commercial : publication relative à l'événement. | Exiger la copie de l'attestation de parution dans un SHAL de l'avis relatif à la location-gérance ou gérance-mandat. |
| Justificatif d'Activité Réglementée | Copie de l'autorisation délivrée par l'autorité de tutelle, du diplôme ou du titre. | Exiger la copie du justificatif. |
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Immatriculation d'un GEIE
L'immatriculation d'un groupement européen d'intérêt économique présente des spécificités liées à sa dimension européenne, notamment la publicité post-immatriculation au Journal Officiel de l'Union Européenne. Le formaliste doit sécuriser les actes constitutifs, l'enregistrement préalable du contrat et la complétude des pièces relatives aux organes de direction et de contrôle.
Phase I
Diligences Préalables et Actes Préparatoires
Cette phase est critique pour sécuriser l'activité, la domiciliation et la préparation des actes constitutifs avant le dépôt de la formalité.
Conformité de l'Activité et Domiciliation
Le formaliste doit garantir la légalité de l'activité exercée et la régularité de l'adresse du siège social.
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Activité Réglementée | Remplir les conditions requises (diplôme, qualification professionnelle…) pour obtenir l'agrément ou l'autorisation nécessaire à l'inscription au RCS. | Diligence Critique : Identifier l'activité. Exiger la copie de l'agrément, de l'autorisation ou du diplôme requis par l'autorité de tutelle avant le dépôt. |
| Justificatif de Domiciliation | Justifier de l'occupation régulière des locaux du siège (copie du bail commercial, quittance EDF ou facture de téléphone récentes…). | Exiger un justificatif récent et lisible. S'assurer qu'il est au nom du GEIE, du Représentant Légal ou de la société de domiciliation. |
| Domiciliation au Domicile du RL | Possible sans limitation de durée si aucune disposition législative ou contractuelle ne l'interdit. Limitée à 5 ans ou au terme légal/contractuel d'occupation en cas d'interdiction (Art. L. 123-11-1 C. com.). | Questionner le client sur les clauses d'interdiction. Si interdiction, s'assurer que la durée de 5 ans est respectée/déclarée. |
| Société de domiciliation | Demander le contrat de domiciliation et l'extrait Kbis. | Vérifier les informations du contrat : numéro d'agrément de la société de domiciliation, adresse, nom de la société domiciliée. |
Préparation du Contrat Constitutif et des Opérations sur Fonds
Le formaliste doit s'assurer de la bonne préparation du contrat, de son enregistrement préalable et de la désignation des organes.
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Contrat Constitutif | Doit être établi. La rédaction est critique et peut avoir des conséquences juridiques et fiscales. | S'assurer que le contrat est complet et intègre toutes les mentions obligatoires. Vérifier la nomination du gérant et du contrôleur des comptes (et du contrôleur de gestion le cas échéant). |
| Nomination des Organes | Nomination du gérant et du contrôleur des comptes (et éventuellement d'un contrôleur de gestion) dans le contrat constitutif ou par acte séparé. | S'assurer que les organes d'administration et de contrôle sont désignés. Préparer l'acte séparé de nomination si nécessaire. |
| Enregistrement du Contrat | Le contrat de groupement doit être enregistré auprès de la recette des impôts du siège social du groupement, préalablement à la demande d'immatriculation au RCS. | Exiger l'original timbré et enregistré par la recette des impôts (en cas d'acte sous seing privé) avant le dépôt au RCS. |
| Prise en LG / GM de Fonds | En cas de prise en location-gérance ou de prise en gérance-mandat de fonds de commerce par un groupement à objet commercial, il convient de procéder à une publication relative à cet évènement. | S'assurer que la publication légale sera effectuée (pièce à joindre en Phase II). |
Phase II
Actes Constitutifs et Pièces à Produire
Cette phase porte sur la conformité formelle du contrat de groupement et des actes annexes.
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Contrat (acte authentique) | Une expédition du contrat de groupement. | Exiger l'expédition notariée. |
| Contrat (sous seing privé) | Un original du contrat timbré et enregistré par la recette des impôts, paraphé, daté et signé par tous les membres en personne ou par leurs mandataires. | Exiger l'original, enregistré, paraphé sur toutes les pages et signé par tous les membres. Exiger le pouvoir spécial du mandataire le cas échéant. |
| Actes de Nomination (Hors Contrat) | Une copie, certifiée conforme par le représentant légal, des actes de nomination du ou des gérants (indiquant s'ils peuvent agir seuls ou conjointement) et des organes de contrôle, s'ils ne sont pas nommés dans le contrat constitutif. | Exiger l'exemplaire de l'acte de nomination certifié conforme par le représentant légal. Vérifier les pouvoirs (seuls ou conjointement). |
| Représentant Permanent PM Gérant | Si le gérant est une personne morale, une copie certifiée conforme de l'acte conférant au représentant permanent cette qualité. | Exiger la copie certifiée de l'acte de désignation du représentant permanent. |
| Justificatif de Domiciliation | Pièce justifiant de l'occupation régulière des locaux (bail, contrat de domiciliation, quittance EDF/téléphone récentes). | Exiger un justificatif récent (moins de 3 mois) et lisible. |
| Opérations sur Fonds (Achat / Apport / LG / GM) | Pièces justificatives de ces opérations (acte de vente, contrat LG, contrat GM, acte d'apport) et, pour LG/GM, attestation de parution dans un SHAL de l'avis relatif à la prise d'activité. | Exiger l'acte ou le contrat signé et, pour LG/GM, l'attestation de parution de l'avis spécifique. |
| Activité Réglementée | Copie de l'autorisation délivrée par l'autorité de tutelle, du diplôme ou du titre. | Exiger la copie du justificatif. |
Phase III
Pièces Relatives aux Dirigeants, Membres et Organes de Contrôle
Le formaliste doit sécuriser l'identité et la probité des personnes physiques et l'existence légale des personnes morales.
Pièces Relatives aux Personnes Physiques (Gérant, Contrôleur, Membres)
S'applique au Gérant PP, Contrôleur de Gestion, Contrôleur des Comptes PP (non CAA) et Membres PP.
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Déclaration de non-condamnation et Filiation | Déclaration sur l'honneur datée et signée en original par l'intéressé, faisant apparaître la filiation. | Exiger l'original daté et signé et s'assurer de la mention de la filiation complète (nom(s) et prénom(s) du père et de la mère). Le nom de la mère doit être celui de naissance. |
| Pièce d'identité | Copie du passeport ou de la CNI en cours de validité, ou copie recto verso du titre de séjour en cours de validité, le cas échéant. | Vérifier la validité de la pièce et sa lisibilité. Exiger le recto/verso du titre de séjour le cas échéant. |
| Titre de Séjour (Étrangers) | Le statut porté sur le titre de séjour doit lui permettre de s'inscrire au RCS. | Contrôler les mentions spécifiques autorisant l'exercice d'une activité. |
Pièces Relatives aux Personnes Morales (Membres, Gérant, Contrôleur des Comptes)
S'applique aux Membres PM, Gérant PM, Contrôleur des Comptes PM (non CAA).
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Justificatif de l'existence légale | Extrait RCS original de moins de trois mois (si immatriculée) ou tout document officiel justifiant de l'existence légale (si non immatriculée). | Exiger un Kbis de moins de trois mois ou le document équivalent. |
| Pièces du Représentant Permanent (Gérant PM) | Produire les mêmes pièces que celles prévues pour les gérants personnes physiques. | Exiger la liasse complète du Représentant Permanent (Identité, DNCF, Titre de séjour). |
Pièces Relatives aux Commissaires aux Comptes (CAC)
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Justificatif CAC | Justificatif de leur inscription sur la liste officielle des commissaires aux comptes si celle-ci n'est pas encore publiée. | Vérifier la mention sur la liste officielle. |
| Lettre d'Acceptation | Lettre d'acceptation de leur désignation et extrait Kbis. | S'assurer que la lettre est signée par le CAA désigné et qu'elle mentionne clairement l'acceptation de la mission. |
Phase IV
Publicité Légale et Finalisation
Le formaliste doit valider la conformité des publications légales relatives aux opérations sur fonds (si applicables) et anticiper les démarches post-immatriculation.
| Élément / Pièce | Exigence issue du texte source | Contrôles à effectuer par le formaliste |
|---|---|---|
| Publicité Légale (Reprise d'Activité) | En cas de prise en location-gérance ou gérance-mandat de fonds de commerce par un GEIE à objet commercial : publication relative à l'événement. | Exiger la copie de l'attestation de parution dans un SHAL de l'avis relatif à la location-gérance ou gérance-mandat. |
| Justificatif d'Activité Réglementée | Copie de l'autorisation délivrée par l'autorité de tutelle, du diplôme ou du titre. | Exiger la copie du justificatif. |
| Publicité Post-Immatriculation | Après la publicité au BODACC, le greffier adresse une demande de publicité de la création du groupement au Journal Officiel de l'Union Européenne. | Informer le client de cette étape. Aucun contrôle ou pièce n'est à joindre à ce stade. |
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